Syarat usulan cuti dan/atau terminal akademik antara lain:
- Mahasiswa tidak melebihi jumlah cuti akademik/terminal kuliah.
- Jadwal pengusulan cuti adalah semester ke depan, maksimal 1 bulan setelah masa registrasi berakhir.
- Status akademik yang boleh mengusulkan adalah tidak terdaftar, aktif, cuti akademik/terminal kuliah (pada semester pengusulan).
- Mahasiswa tidak pada akhir masa studi.
- Subbag akademik/operator di fakultas melakukan validasi setelah usulan mendapatkan
Cara untuk mengajukan usulan terimal kuliah adalah sbb:
- Mahasiswa mengajukan permohonan terminal kuliah dan data pendukung ke WD I fakultas.
- Jika disetujui oleh WD I maka operator Fakultas memproses surat pengantar dr WD I yang ditujukan ke WR I, kemudian di ttd dan discan untuk diunggah pada sistem.
- Operator fakultas menambahkan permohonan terminal kuliah dan mengunggah surat dari WD I.
- Operator universitas memeriksa surat pengantar dari fakultas pada sistem, dan memproses surat persetujuan terminal kuliah dari rektor.
- Operator universitas menambahkan pengajuan terminal kuliah, mengunggah ijin Rektor dan melakukan validasi.
- Status akademik mahasiswa pengusul terminal kuliah berubah pada SIAM.
- Surat persetujuan terminal kemudian dikirimkan ke fakultas untuk diteruskan ke mahasiswa yang bersangkutan. Ijin dari pihak berwenang di fakultas
- Bagian akademik universitas melakukan validasi setelah usulan mendapatkan ijin dari rektor. Status akademik mahasiswa pengusul cuti akademik berubah pada SIAM.
Secara struktur, Bagian Kemahasiswaan UB berada dibawah Biro Akademik dan Kemahasiswaan yang dipimpin oleh Waki Rektor III bidang Kemahasiswaan.
Secara umum Bagian Kemahasiswaan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi kemahasiswaan, minat dan bakat, serta membantu kesejahteraan beasiswa, data dan alumni serta penalaran ketrampilan hidup di lingkungan Universitas Brawijaya.
Unit Kegiatan Mahasiswa berdiri dibawah naungan Bagian Kemahasiswaan. Lembaga ini merupakan unit pelaksana kegiatan ekstrakurikuler di tingkat Universitas. Unit aktivitas ini terbagi dalam berbagai bidang seperti : 1) Minat Penalaran 7 UKM, 2) Minat Olah Raga = 20 UKM, 3) Minat Religi = 5 UKM, 4) Minat Kesenian – 7 UKM, 6) Minat Khusus = 6 UKM