Universitas Brawijaya (UB) menghadirkan inovasi terbaru dalam proses layanan akademiknya dengan meluncurkan Anjungan Layanan Mandiri (ALMA) pada akhir Juni 2024. ALMA merupakan alat yang dapat digunakan oleh mahasiswa, civitas akademika, tenaga kependidikan, dan dosen untuk mencetak pengajuan dokumen-dokumen penting secara mandiri.
ALMA, yang merupakan istilah lain dari Kiosk, merupakan bentuk inovasi dalam memberikan kemudahan layanan, kolaborasi antara Direktorat Administrasi dan Layanan Akademik (DALA) dan Direktorat Teknologi dan Informasi (DTI) UB.
Dr. Rosihan Asmara, SP., MP., Direktur DALA, menjelaskan bahwa ALMA hadir sebagai wujud dari harapan Rektor UB, Prof. Widodo, S.Si., M.Si., Ph.D.Med.Sc, untuk menjadikan seluruh administrasi layanan akademik berbasis teknologi. Tujuannya adalah memudahkan mahasiswa dalam mengakses layanan akademik yang selama ini masih menggunakan perantara manusia dan memerlukan waktu yang cukup lama hingga berhari-hari .
“Pak rektor ingin semua administrasi layanan akademik itu sudah berbasis teknologi, kenapa? Karena itu memudahkan mahasiswa untuk melakukan aktivasi layanan. Dulu, yang selama ini dilayani oleh karyawan itu membutuhkan waktu berhari-hari. Contoh, ingin surat keterangan kuliah, ngajukan dulu, ngisi blangko, nunggu verifikasi, terus diajukan ke pimpinan untuk disahkan, Bapak Rektor ndak mau, jadi mahasiswa itu begitu apply ya keluar langsung, karena data itu sudah tersistem jadi dia gak perlu lagi mengisi,” terang Rosihan selaku Direktur DALA UB.
ALMA akan di-launching-kan, pada tahap awal, empat unit ALMA akan ditempatkan di Rektorat UB, dengan rencana ke depan ada penambahan unit di setiap fakultas. Dr. Rosihan Asmara, S.E., M.P., menyatakan bahwa proses pengajuan dokumen melalui ALMA hanya dapat diakses dari kampus dan tidak tersedia dalam bentuk website atau aplikasi karena pengajuan dokumen memerlukan verifikasi . Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen yang dicetak dapat dipertanggungjawabkan, serupa dengan dokumen yang diproses melalui perantara karyawan.
Manfaat ALMA bagi mahasiswa sangat signifikan, termasuk kemampuan untuk mencetak dokumen seperti transkrip akademik sementara, surat keterangan aktif kuliah, dan surat keterangan sertifikasi IT. Bagi civitas akademika lainnya, ALMA dapat digunakan untuk mencetak surat keterangan pegawai dan dokumen penting lainnya. Kehadiran ALMA diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengeluaran dokumen, yang selama ini memerlukan waktu yang cukup lama melalui layanan perantara manusia.
Sebagai hardware pertama keluaran UB, persiapan untuk peluncuran ALMA telah dilakukan dalam waktu yang cukup lama. Namun, Dr. Rosihan Asmara menekankan bahwa penyempurnaan ALMA masih terus dilakukan secara bertahap. Sebagai contoh, saat ini ALMA hanya bisa mencetak pengajuan transkrip akademik sementara, dan pengembangan masih dilakukan agar dapat mencetak transkrip akademik akhir.
“Persiapan untuk ALMA sudah cukup lama, cuman kita bertahap, pertama kita perbaiki sistemnya dahulu, sekarang sistemnya sudah semua menggunakan elektronik, jadi di Gapura sudah lengkap, setelah semua sistem terbangun baru hardware-nya dibangun,” jelas Rosihan.
Dr. Rosihan Asmara berharap bahwa dengan adanya ALMA, layanan akademik di UB dapat dinikmati oleh semua mahasiswa dengan mudah, cepat, dan akurat. “Semua layanan akademik itu bisa dinikmati oleh mahasiswa secara mudah, artinya mudah itu dengan waktu yang singkat, tidak merepotkan, kemudian akurat,” tuturnya.
Ada lima panduan dalam menggunakan Kode QR pada mesin Layanan Cetak Mandiri yaitu : Pertama: Akses Gapura Mobile pada perangkat handpone anda, Kedua: Login Gapura Mobile menggunakan akun UB anda, Ketiga: Klik tombol menu di pojok kiri atas Gapura Mobile, Keempat: Pilih menu Kode QR pada tampilan Gapura Mobile anda, dan Kelima : Setelah muncul Kode QR, arahkan Kode QR pada pemindai QR yang ada di mesin Layanan Cetak Mandiri.
Dengan hadirnya ALMA, Universitas Brawijaya menunjukkan komitmennya dalam memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan kualitas layanan akademik dan memberikan kemudahan bagi seluruh civitas akademika.(dzilla/wdd)
