Persiapkan Pengawas Internal, UB Gelar Workshop Pengelolaan Kearsipan

Dengan berkembang pesatnya era teknologi yang serba cepat dalam melakukan akses dan penyimpanan data, tidak dipungkiri apabila pengelolaan kearsipan merupakan salah satu bagian yang tidak bisa lepas dari kegiatan kelembagaan maupun organisasi, bahkan hingga saat ini. Perlunya kesadaran untuk merawat, menyimpan dan melakukan proses penataan yang sistematis, efisien sehingga kedepannya arsip-arsip tersebut tetap terpelihara secara keabsahannya. Tidak jarang apabila pengelolaan kearsipan dalam suatu organisasi masih belum berjalan dengan baik dapat menimbulkan permasalahan besar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Seperti kerusakan dokumen yang membuatnya sulit untuk dikenali/divalidasi, penyusunan arsip yang belum sistematis sehingga membutuhkan proses yang cukup lama untuk diakses, hingga fasilitas yang terkadang tidak mendukung (ruangan, sarana penyimpanan, pemberkasan, dsb). Hal tersebut sering terjadi jika awarness dan tata kelola kearsipan nyatanya masih dipandang sebelah mata. Maka dari itu untuk menumbuhkan kesadaran tentang arsip mulai dari tingkat pusat hingga fakultas, Universitas Brawijaya (UB) menyelenggarakan workshop tata kelola arsip berkualitas dengan mengusung tema “Menuju Transparansi, Keandalan, dan Akses Informasi Pengelolaan Arsip Dinamis dari Sisi Pengawasan”, Selasa (18/9).

Pada 2024 mendatang UB rencananya akan mendapatkan pengawasan langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terkait pengelolaan kearsipan, sehingga dengan hadirnya kegiatan workshop ini peserta dapat terlibat dalam self assessment terhadap kondisi internal di lingkungan kampus. Pemateri Susanti, S.Sos, M.Hum selaku Arsiparis Ahli Madya (ANRI) mengungkapkan bahwa sivitas yang ditunjuk sebagai tim pengawas privat nantinya diharapkan dapat memahami apa saja indikator dan kebutuhan masing-masing unit sebagai dasar penilaian, sehingga capaian predikat baik minimal bisa terpenuhi. Menurutnya ada beberapa kebijakan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan kearsipan, pertama adalah peraturan terkait dengan tata naskah dinas yang digunakan untuk acuan persuratan dan prosesnya ketika dijalankan. Kedua adalah klasifikasi arsip sebagai identifikasi bentuk-bentuk persuratan seperti nomor, kode dan sebagainya. Ketiga, retensi arsip termasuk penjadwalannya yang digunakan untuk penyusutan dokumen.

Selain itu ada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Dimana peraturan tersebut menjadi bagian penting untuk mengetahui mana dokumen yang biasa, terbatas maupun rahasia. Tentunya dalam aktivitas penyampaian informasi, pengelola yang bersangkutan tidak boleh menyampaikan secara sembarangan, harus mengingat dan memahami benar klasifikasi dokumen tersebut. Masing-masing bagian unit kerja juga wajib mengetahui bagaimana mengolah arsip aktif dan inaktif serta arsip vital. “Jika semua sudah terpenuhi, pengelola arsip perlu memperhatikan pokok-pokok pemberkasan yang terdiri dari pemberkasan arsip aktif yang disimpan pada dokumen sentral. Penataan fisik berkas berdasakan pengelompokan level permasalahan dalam klasifikasi arsip, sehingga secara informatif, indeks dan keterangan berkas arsip aktif diatur dalam daftar arsip aktif sebagai alat bantu penemuan kembali. Tentunya dengan pengelolaan yang tepat, penyimpanan arsip bisa terpelihara dengan baik dan pencariannya tidak memakan waktu yang cukup lama,” ungkapnya. [humas]