Webinar “Meningkatkan Profesionalitas Pengelola Arsip untuk Mewujudkan Desa Tertib Arsip”

Sorry, this entry is only available in Indonesian.

Webinar program Desa Berarsip dengan tema “Meningkatkan Profesionalitas Pengelola Arsip untuk Mewujudkan DesaTertib Arsip” dilaksanakan pada hari Jumat (26/3/2021) via zoom meeting, diikuti kurang lebih 200 peserta. Acara tersebut bertujuan sebagai bentuk kompetensi dasar bagi desa agar dapat menerapkan kegiatan pengurusan surat dengan baik dan benar.

Wahyu Setiwan, SH, MH selaku Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menjelaskan bahwa selama ini yang menjadi permasalahan di desa adalah sistem penyimpanan arsip dimana masih menggunakan sistem konvensional. Selain itu, dapat disebabkan juga karena beberapa hal seperti kurangnya peduli terhadap arsip dan tidak mengerti akan ilmu kerasipan itu sendiri.

Terdapat keunggulan jika arsip tertata rapi yaitu: perencanaan dan pengambilan keputusan dukungan layanan publik, bahan pertanggungjawaban perlindungan hak keperdataan rakyat, perlindungan aset dan kekayaan intelektual,  identitas dan memori kolektif perlindungan eksistensi bangsa alat bukti hukum. Dalam pengurusan surat  ada  asas sentrasilasi, dimana asas tersebut dilaksanakan secara terpusat pada sekretariat desa atau kelurahan sebagai unit kearsipan. Tanggung jawab pengurusan surat  pun berbeda, unit kearsipan dilingkungan Pemerintahan Desa/ Kelurahan adalah Sekretariat Desa atau kelurahan yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pembinaan surat masuk dan surat keluar sedangkan unit pengolah merupakan unit dilingkungan Pemerintahan Desa/Kelurahan terdiri atas kepala desa/kelurahan, urusan/seksi yang bertanggungjawab mengolah surat.

Pada pengurusan surat masuk di unit kearsipan ada beberapa prosedur seperti penerimaan, pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian. Kemudian tindak lanjut surat masuk dilaksanakan oleh Kepala Urusan/Kepala Dusun/Kepala Seksi sebagai unit pengolah dengan tahapannya seperti, menerima surat dan lembar disposisi serta membubuhkan paraf sebagai tanda terima pada sarana pencatatan surat masuk, membaca dan meneliti isi surat dinas beserta Lembar Disposisi, menindaklanjuti isi surat sesuai dengan disposisi, setelah surat selesai diproses, surat diserahkan kepada Sekretaris Desa/Kelurahan untuk disimpan di Sekretariat/Kelurahan (Unit Kearsipan).

Wahyu juga menyampaikan bahwa di Indonesia ada kegiatan pengawasan kearsipan dimana hasilnya menjadi sebuah nilai dan menunjukan kinerja dari sebuah lembaga.

“Di Indonesia sudah ada kegiatan pengawasan kearsipan dimana hasilnya itu menjadi sebuah nilai untuk reformasi birokrasi, jadi reformasi birokrasi menunjukkan sebuah kinerja dari lembaga apakah lembaga itu sudah baik atau tidak. Salah satu indikator penilaiannya adalah dokumen arsip, sebuah lembaga yang arsipnya tidak baik maka bisa dipastikan lembaga tersebut tidak baik juga,” ungkapnya. [Rachma/Humas UB]

  From Berita UB